Таблицы от Google — это популярный в международном сообществе сервис для структурирования и подачи информации. К сожалению, среди русскоязычных пользователей он менее востребован – главным образом потому что множество людей не представляют, как комфортно выстроить с ним работу и не запутаться в функциях, представленных на английском языке. Мы предлагаем инструкцию по использованию полезных функций гугл-таблиц: она будет полезна для тех русскоязычных пользователей, которые еще не раскрыли для себя все удобство сервиса.
Для начала – рассмотрим, как правильно сделать закрепление элемента (столбца или строки) в google таблицах.
Для выделения строки:
- Нажимаем на «Вид».
- Закрепляем.
- Нажимаем на «1 строку» или «1 столбец» — в зависимости от того, с каким элементом работаем.
В итоге мы получим закрепленную строку (или столбец), которая будет сопровождать нас при любой прокрутке экрана она поможет не путаться в объемной таблице.
Сортировка в Google таблицах
К обычной сортировке уже все привыкли, и ей никого не удивишь, поэтому здесь мы с вами затронем специальную, «хитрую» сортировку для Google таблиц. Рассмотрим на примере таблицы с различными ключевыми словами: представим, что среди наших ключей некоторые потеряли свою уникальность. Как убрать их, при этом не затронув остальные, если все ключи смешаны в одном столбце?
Удобный вариант — это изменить цвет каждой ячейки, в которой есть стоп-слово. На нашем примере мы сортируем ячейки по цвету, чтобы удалить слово «суд» из столбца с запросами (пример на скриншоте).
Порядок действий:
- Делаем выделение по столбцу и нажимаем на ячейку с буквой (в нашем примере – это «А»).
- Жмем на правую кнопку мыши, наведя курсор на выделенный столбец. В меню выбираем «Условное форматирование».
![Условное форматирование](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2b35b062a7-1024x468-1.jpg)
Справа у нас откроется небольшое меню, где мы можем задать свое правило для форматирования.
![Правила форматирования таблицы](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/a29d9e5e8c.jpg)
Выполняем следующие действия:
- В поле, где сейчас указана «ячейка с данными», выбираем строку «Текст содержит».
- Вписываем слово, которое будем удалять. Мы рекомендуем не дописывать окончание, чтобы поиск был проще и не пропускал склонения слов.
- Жмем на «Готово».
Для дальнейшей работы нам потребуется установить специальное дополнение от Google. Для этого нам нужно перейти в соответствующее меню (оно находится в верхней части экрана). Дополнение, которое нам нужно, называется «Sort by color» — «сортировка цветом», находим его и нажимаем на кнопку загрузки («+ Бесплатно»).
![Дополнение для Гугл таблиц](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/3-1.jpg)
Возможно, что вам подойдут и другие дополнения, мы же рекомендуем то, в котором уверены на 100%. С его помощью можно отсортировать нужное значение по цвету и удалить все, что вам требуется.
![Сортировка по цвету](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2-1.jpg)
Ищем и удаляем дублированные значения в Google-таблицах
Иногда дублированные слова и значения в таблицах сильно мешают. Мы расскажем вам о двух способах избавления от дублей в гугл-таблице.
Способ №1
Жмем на пустую ячейку и вводим в нее формулу =(UNIQUE (A2:A1000). Появившиеся значения – это все уникальные сочетания символов из таблицы.
![](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2-2.jpg)
Внимательно с регистром символов и пробелами: формула к ним чувствительна.
Способ №2
Удаление выполняется с помощью специального дополнения от Google: «Remove Duplicates».
![Дополнение Remote duplicates](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2-3.jpg)
На скриншоте дополнение уже установлено, поэтому у нас отображается «Настроить». Если вы ранее не скачивали это дополнение, то у вас будет синее окно «+ Бесплатно».
Функционал у этого расширения мощный: оно может найти дублированные запросы в указанном диапазоне или же сравнивать между собой столбцы, после чего сразу выполнять с ними действия:
- вывести дублированные запросы в отдельный столбец;
- вывести дублированные запросы в отдельную таблицу;
- удалить все дубли;
- сделать цветовое выделение для всех дублей.
Мы будем работать с выделением цветом. Сложность в том, что весь функционал на английском языке: на наших скиншотах мы покажем, как им пользоваться. Переходим в наше дополнение и жмем на «Find duplicates or uniques».
Появляется окно:
![Find duplicates or uniques](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2-4.jpg)
Здесь мы можем задать диапазон для поиска. Это можно сделать вручную, либо перед переходом в меню выделить нужную область в таблице. Жмем на «Create a backup» (создаем копию таблицы) и на «Next», чтобы перейти к следующему пункту.
![Find duplicates or uniques шаг 2](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2-5.jpg)
Перед нами появилось меню выбора: найти сами дубли либо найти уникальные значение. Когда мы выбираем вариант с поиском дубликатов, то у нас есть два варианта: выбрать только дублирующие значения, либо выбрать их вместе с оригинальным. Мы выбрали первый вариант, чтобы одна ячейка у нас оставалась. Нажимаем «Далее».
![Find duplicates or uniques шаг 3](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2-6.jpg)
Если вы выделили не только диапазон со значениями, но и пустые ячейки – отметьте «Skip empty cells», чтобы алгоритм поиска их пропустил. Это делается для того, чтобы оставить ячейки для заголовков.
Переходим к следующему пункту.
![Find duplicates or uniques шаг 4](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2-7.jpg)
Переходим к финальному пункту меню. Для выделения цветом жмем «Fill with color» и далее на «Finish», чтобы закончить. В результате мы получим количество найденных дублей в заданном диапазоне.
Осторожно с пробелами: алгоритм к ним чувствителен.
Далее занимаемся сортировкой найденных дубликатов по цвету, чтобы выбрать те, которые предстоит удалить.
Делаем условное форматирование
На примере нашей Google таблицы мы выбираем столбцы, в которых есть возможность понять, насколько эффективен запрос (в нашем случае те, у которых частотность меньше 100). Наша задача – использовать выделение цветом для ячеек, не соответствующих этому параметру.
Действуем:
- Делаем выделения столбца со всеми значениями.
- Открываем контекстное меню и выбираем соответствующую функцию для условного форматирования.
- В формате ячеек делаем значение «меньше» и задаем количество в окно.
- Задаем дополнительные параметры.
![Сортировка по частоте слов](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2-8.jpg)
Далее делаем анализ запросов (отсортировав их по цвету) и убираем те, частотность в которых не соответствует нашим требованиям.
Вспоминаем о наличии диаграмм в Google таблицах
И, на сладкое: диаграммы. В Google таблицах функция создания диаграммы интуитивно понятна, и она позволяет удобно и эффектно структурировать информацию. На скриншоте мы отметили, где она находится.
![Диаграммы в таблицах Гугл](https://prime-ltd.su/wp-content/uploads/2020/08/2-9.jpg)
Вывод
Каждый пользователь сам решает, нравятся ли ему продукты Google или нет. Однако нельзя отрицать, что функционал Google таблиц хорошо продуман: им можно эффективно пользоваться, если знать – как. Если же вам недостает классического функционала, вы можете загрузить дополнения, которые его расширяют: платить за них не потребуется.