Таблицы от Google — это популярный в международном сообществе сервис для структурирования и подачи информации. К сожалению, среди русскоязычных пользователей он менее востребован – главным образом потому что множество людей не представляют, как комфортно выстроить с ним работу и не запутаться в функциях, представленных на английском языке. Мы предлагаем инструкцию по использованию полезных функций гугл-таблиц: она будет полезна для тех русскоязычных пользователей, которые еще не раскрыли для себя все удобство сервиса.
Для начала – рассмотрим, как правильно сделать закрепление элемента (столбца или строки) в google таблицах.
Для выделения строки:
- Нажимаем на «Вид».
- Закрепляем.
- Нажимаем на «1 строку» или «1 столбец» — в зависимости от того, с каким элементом работаем.
В итоге мы получим закрепленную строку (или столбец), которая будет сопровождать нас при любой прокрутке экрана она поможет не путаться в объемной таблице.
Сортировка в Google таблицах
К обычной сортировке уже все привыкли, и ей никого не удивишь, поэтому здесь мы с вами затронем специальную, «хитрую» сортировку для Google таблиц. Рассмотрим на примере таблицы с различными ключевыми словами: представим, что среди наших ключей некоторые потеряли свою уникальность. Как убрать их, при этом не затронув остальные, если все ключи смешаны в одном столбце?
Удобный вариант — это изменить цвет каждой ячейки, в которой есть стоп-слово. На нашем примере мы сортируем ячейки по цвету, чтобы удалить слово «суд» из столбца с запросами (пример на скриншоте).
Порядок действий:
- Делаем выделение по столбцу и нажимаем на ячейку с буквой (в нашем примере – это «А»).
- Жмем на правую кнопку мыши, наведя курсор на выделенный столбец. В меню выбираем «Условное форматирование».
Справа у нас откроется небольшое меню, где мы можем задать свое правило для форматирования.
Выполняем следующие действия:
- В поле, где сейчас указана «ячейка с данными», выбираем строку «Текст содержит».
- Вписываем слово, которое будем удалять. Мы рекомендуем не дописывать окончание, чтобы поиск был проще и не пропускал склонения слов.
- Жмем на «Готово».
Для дальнейшей работы нам потребуется установить специальное дополнение от Google. Для этого нам нужно перейти в соответствующее меню (оно находится в верхней части экрана). Дополнение, которое нам нужно, называется «Sort by color» — «сортировка цветом», находим его и нажимаем на кнопку загрузки («+ Бесплатно»).
Возможно, что вам подойдут и другие дополнения, мы же рекомендуем то, в котором уверены на 100%. С его помощью можно отсортировать нужное значение по цвету и удалить все, что вам требуется.
Ищем и удаляем дублированные значения в Google-таблицах
Иногда дублированные слова и значения в таблицах сильно мешают. Мы расскажем вам о двух способах избавления от дублей в гугл-таблице.
Способ №1
Жмем на пустую ячейку и вводим в нее формулу =(UNIQUE (A2:A1000). Появившиеся значения – это все уникальные сочетания символов из таблицы.
Внимательно с регистром символов и пробелами: формула к ним чувствительна.
Способ №2
Удаление выполняется с помощью специального дополнения от Google: «Remove Duplicates».
На скриншоте дополнение уже установлено, поэтому у нас отображается «Настроить». Если вы ранее не скачивали это дополнение, то у вас будет синее окно «+ Бесплатно».
Функционал у этого расширения мощный: оно может найти дублированные запросы в указанном диапазоне или же сравнивать между собой столбцы, после чего сразу выполнять с ними действия:
- вывести дублированные запросы в отдельный столбец;
- вывести дублированные запросы в отдельную таблицу;
- удалить все дубли;
- сделать цветовое выделение для всех дублей.
Мы будем работать с выделением цветом. Сложность в том, что весь функционал на английском языке: на наших скиншотах мы покажем, как им пользоваться. Переходим в наше дополнение и жмем на «Find duplicates or uniques».
Появляется окно:
Здесь мы можем задать диапазон для поиска. Это можно сделать вручную, либо перед переходом в меню выделить нужную область в таблице. Жмем на «Create a backup» (создаем копию таблицы) и на «Next», чтобы перейти к следующему пункту.
Перед нами появилось меню выбора: найти сами дубли либо найти уникальные значение. Когда мы выбираем вариант с поиском дубликатов, то у нас есть два варианта: выбрать только дублирующие значения, либо выбрать их вместе с оригинальным. Мы выбрали первый вариант, чтобы одна ячейка у нас оставалась. Нажимаем «Далее».
Если вы выделили не только диапазон со значениями, но и пустые ячейки – отметьте «Skip empty cells», чтобы алгоритм поиска их пропустил. Это делается для того, чтобы оставить ячейки для заголовков.
Переходим к следующему пункту.
Переходим к финальному пункту меню. Для выделения цветом жмем «Fill with color» и далее на «Finish», чтобы закончить. В результате мы получим количество найденных дублей в заданном диапазоне.
Осторожно с пробелами: алгоритм к ним чувствителен.
Далее занимаемся сортировкой найденных дубликатов по цвету, чтобы выбрать те, которые предстоит удалить.
Делаем условное форматирование
На примере нашей Google таблицы мы выбираем столбцы, в которых есть возможность понять, насколько эффективен запрос (в нашем случае те, у которых частотность меньше 100). Наша задача – использовать выделение цветом для ячеек, не соответствующих этому параметру.
Действуем:
- Делаем выделения столбца со всеми значениями.
- Открываем контекстное меню и выбираем соответствующую функцию для условного форматирования.
- В формате ячеек делаем значение «меньше» и задаем количество в окно.
- Задаем дополнительные параметры.
Далее делаем анализ запросов (отсортировав их по цвету) и убираем те, частотность в которых не соответствует нашим требованиям.
Вспоминаем о наличии диаграмм в Google таблицах
И, на сладкое: диаграммы. В Google таблицах функция создания диаграммы интуитивно понятна, и она позволяет удобно и эффектно структурировать информацию. На скриншоте мы отметили, где она находится.
Вывод
Каждый пользователь сам решает, нравятся ли ему продукты Google или нет. Однако нельзя отрицать, что функционал Google таблиц хорошо продуман: им можно эффективно пользоваться, если знать – как. Если же вам недостает классического функционала, вы можете загрузить дополнения, которые его расширяют: платить за них не потребуется.
