Тендеры: кому нужны, как не оказаться в долгах
На вебинарах самые частые вопросы – как участвовать в тендерах, что для этого нужно сделать. Промониторив интернет, становится ясно, что информации по этому вопросу мало.
Вероятность, что агентство, не участвующее в тендерах, станет подрядчиком крупной организации – практически нулевая. Крупных заказчиков сложно впечатлить отзывами, приятными ценами, выгодными предложениями. Для поиска исполнителей проводятся конкурсы в форме закупок.
Участие в тендерах: зачем это нужно
Участие рекламного агентства в закупке – это отличная возможность:
- узнать, для каких крупных организаций требуются исполнители;
- принять участие в закупке, стать подрядчиком крупной организации;
- увеличить поиск рекламодателей.
Участие в закупках: условия, документация
Участвовать может любое рекламное агентство, при наличии всей учредительной документации: ИНН; устав; КПП.
Так как требования у заказчиков отличаются, то пакет документов может быть как минимальным, так и полным. Участвуя в тендерах узкой специализации нужно быть готовым к тому, что большинство заказчиков могут попросить предоставить:
- лицензию на работу;
- сертификаты сотрудников;
- бухгалтерскую отчетность.
Заказчики, имеющие уклон в сторону государственной работы, запрашивают намного больше документов. Для коммерческих организаций требуются минимум документов.
Виды тендеров
Решение, какой тендер выбрать, каждое РА принимает самостоятельно, исходя из своих сил и возможностей. В России закупки бывают открытыми, закрытыми, конкурентными, неконкурентными, в два этапа, специализированные. Всего выделяют 4 вида.
- Госзакупки
Самый популярный вид открытых тендеров, проводимый на сайте госзакупок. Максимальное количество тендерной документации, с которой приходилось сталкиваться, насчитывало 782 страницы.
Для принятия участия потребуется загрузить документацию, заверенную электронной подписью. Зачастую заказчики запрашивают оригинальную документацию. Информация обо всех участниках находится в открытом доступе.
- Электронный редукцион
Редукцион – торги в режиме онлайн со снижением цен. Алгоритм следующий:
1.Регистрация.
2.Прохождение аккредитации.
3.Отправка и проверка документации.
4.Выбор подходящей цены.
5.Дату редукциона определяют таким образом, чтобы все участники находились в режиме онлайн и могли обновлять цены.
6.До закрытия редукциона заказчик определяет шаг действий.
Продолжительность конкурса бывает нескольких видов:
1.Фиксированная – время определяет заказчик.
2.До победного – после изменения ставки время редукциона увеличивается на 1-5 минут.
Второй вариант самый популярный, несмотря на то, что не совсем удобный.
- Тендерные платформы
Для участия в тендере потребуется приобрести доступ. Рекламодатель самостоятельно публикует задания, выбирает участников.
Узнать, какие тендеры проводятся можно следующими способами:
• автоматическая рассылка тем, кто прошел процесс регистрации на платформе;
• выборка – заказчик отправляет приглашения подходящим РА;
• открытая публикация информации.
Закрытые тендеры доступны для участия только по приглашению. На открытые – заявки отправляют все желающие.
- Рассылка от клиентов
Заказчик отправляет информацию о проведения тендера в любые агентства. В конечном итоге рекламодатель не обязан присылать агентству никакой официальной информации и документации. Максимум, что можно получить – уведомление о проигрыше в тендере.
Площадки с тендерами
Несомненно, знать какие тендеры самые выгодные – нужно, но не помешает изучить самые популярные и доступные варианты:
- государственные закупки;
- РосТендер;
- ГосТендер;
- Сбербанк-АСТ;
- ИС-Закупки.
Многие крупные организации, занимающиеся недвижимостью, разрабатывают личные платформы. Чтобы выступить в качестве подрядчика, потребуется пройти аккредитацию и приобрести доступ к закупкам. Стоит учитывать, что покупка доступа не является гарантом, что РА пройдет проверку.
Подобные системы можно встретить на большинстве площадок. Как правило, оплата взимается за просмотр тендеров, а не за участие в них.
На некоторых площадках имеется возможность настраивать фильтр и выбирать подходящие варианты в зависимости от региона, бюджета, направления. При необходимости можно воспользоваться несколькими попытками совершенно бесплатно, остальные действия придется оплатить.
Нюансы, заслуживающие внимания
Бывают случаи, когда выиграл тендер, но подписать договор не готов. В этом случае рекомендуется заранее учитывать документы и принимать участие только в тех закупках, где уже опубликован вариант договора.
Такой подход позволит:
- оценить выдвигаемые требования;
- предварительно изучить договор;
- подготовиться к сотрудничеству.
В документах могут быть прописаны санкции за некачественную работу, нарушение поставленных сроков. Поощрения каждый заказчик оставляет на свое усмотрение.
Больше 90% клиентов работают по следующей схеме – выполнение работы, предоставление отчета, получение оплаты.
Особого внимания заслуживает бюджет заказчика. Зачастую случается так, что в техническом задании прописана одна сумма, а в договоре совершенно другая.
Например, бюджет может быть распределен на год и если его разделить на 12 месяцев, то сумма получается небольшой.
Перед тем, как начать участвовать в тендерах начинающему ИП, рекомендуется учитывать следующие моменты:
- Внимательно изучать всю документацию.
- Оценить санкции и возможные поощрения от заказчика.
- Учесть количество проектов от рекламодателя.
- Учесть финансовые возможности.
Тендеры, в которых не стоит принимать участие
К сожалению, даже крупные рекламодатели зачастую проводят фиктивные закупки, когда победитель известен заранее.
Имитация проведения закупок и выбора исполнителя требуется в большинстве случаев для того, чтобы наглядно продемонстрировать соблюдение всех законов, избежать лишнего внимания со стороны правоохранительных органов, собрать необходимую информацию. В любом случае, узнать настоящую причину невозможно, тем более что в документах указано, что заказчик имеет право закрыть закупку в любой момент, не объясняя причин.
Существуют следующие признаки тендерных махинаций:
- Срок выбора исполнитель составляет максимум 2 недели. Как правило, закупка является показательной. В любом аукционе время играет важную роль, ведь проверка документа и подготовка отчетностей не проходит быстро.
- Не предоставлена важная информация. Каждый исполнитель должен изучить требования, предъявляемые заказчиком, бюджет, сроки, количество площадок. Иначе время будет потеряно зря.
- Доступ к статистическим и накопительным данным закрыт, при этом работы должна выполняться по KPI. Даже профессионалы не смогут угадать показатели заказчика. Достаточно странно подписываться на то, что никакого отношения к заказчику может вовсе не иметь.
Также должны настораживать следующие фразы – делайте так, как считается нужным, ведь вы – профессионалы. В некоторых случаях может отсутствовать обратная связь, контакты для уточнения интересующих моментов.
Если было замечено что-то подобное, то лучше сразу не тратить свое время.
Выиграть закупку, если…
Сильно повезет. Невозможно предугадать результаты, ведь исполнителя заказчик выбирает лично. Чтобы увеличить свои шансы на победу, стоит:
- заранее создать благоприятную репутацию рекламного агентства;
- подготовить документы, которые подтверждают опыт работы;
- привести бухгалтерию в порядок;
- выбрать платформу, пройти процедуру аккредитации;
- предложить выгодные условия для дальнейшего сотрудничества.