Инструменты тайм-менеджмента предоставляют возможность организовать работу в соответствии с планом, позволяют ничего не упустить и не забыть.
Для управления собственным временем используют различные приложения. Google Календарь – одно из них. Набор полезных функций помогает использовать гугл календарь для работы, как отдельного пользователя, так и команды корпоративных клиентов.
Для каждой цели свой инструмент
Первоначально пользователю доступен только один гугл календарь для планирования дел. Он располагается на левой боковой стороне панели инструментов и обозначается именем пользователя.
Все вносимые задачи отображаются в одном окне. При большом количестве разных дел, существует вероятность пропустить что-то важное, поэтому целесообразнее создавать несколько календарей для различных целей: один для планирования дня, другой для создания повторяющихся напоминаний или напоминаний о запланированных событиях, мероприятиях или деловых переговорах.
Чтобы создать новое расписание, нужно нажать на расположенную в левом нижнем углу панели инструментов кнопку «Добавить календарь», присвоить ему имя, заполнить краткое описание и нажать на кнопку «Создать календарь»:
Планирование встреч
Организация встреч с очень занятыми людьми требует приложения некоторых усилий. Необходимо учитывать многие параметры и пересечения в распорядке дня всех участников планируемого события. Помочь справиться с задачей помогут инструменты Google.
Согласовать устраивающие партнеров временные рамки можно с помощь добавления предполагаемых участников в запланированное мероприятие. Сделать это можно нажав на специальную кнопку «Создать», потом выбрать удобное время в открывшейся странице. Теперь каждый пользователь будет информирован и сможет определиться.
Добавьте функцию видеоконференций
Если кто-то из партнеров не сможет приехать на встречу и лично присутствовать во время ее проведения, можно организовать его удаленное участие, используя видеоконференцию. Для этой цели google календарь предлагает воспользоваться приложением Google Hangout. Для этого нужно «Добавить видеоконференцию», кликнув на соответствующую кнопку в разделе меню.
Прикрепите необходимые материалы
Деловые мероприятия требуют обсуждения целого ряда вопросов. Для этих целей требуются дополнительные материалы. Не тратить лишних усилий на рассылку приложений по электронной почте всем гостям, можно добав файлы сразу в мероприятие, нажав на значок скрепки. После этого откроется меню, позволяющее добавить файлы, расположенные на компьютере пользователя, и на его Google Диске.
Так участники получат всё необходимое сразу же с оповещением о готовящемся событии и смогу ознакомиться с приложенной информацией заранее.
Время работы
Каждый бизнесмен организует свою работу в определенное время. Кто-то плодотворно трудится с раннего утра и до позднего вечера, у других людей более жесткий график (например, с 10 утра и до 19 вечера), кто-то предпочитает не ставить временных рамок вовсе. Информировать партнеров об особенностях вашего распорядка, поможет функция «Рабочие часы».
Этот инструмент позволяет уведомлять партнеров о рабочем расписании, чтобы они точно знали, в какой промежуток распорядка дня можно организовать встречу. Если время вашей трудовой активности определяется рамками с 8:00 до 17:00, а организатор события пошлет вам приглашение для участия встрече, начинающейся в 18:00, он получит уведомление, где будет сказано, что вы можете быть доступны только до17:00.
Чтобы воспользоваться опцией, нужно:
- зайти в меню настроек (расположено в верхнем правом углу);
- в разделе «Общие» нажать «Рабочее время» и задать временной промежуток.
Укажите временные интервалы
Функция предоставляется для корпоративных и учебных аккаунтов для работы с гугл календарем, и позволяет указывать временные периоды, в которые могут быть организованы встречи с коллегами или студентами. Для настройки опции открывают планировщик и кликают по выбранному интервалу. Во всплывающем окне выбирают опцию «Интервалы для встреч».
Чтоб поделиться с партнерами выбранным интервалом, нажимают на кнопку «Изменить мероприятие, копируют URL страницы из адресной строки браузера и рассылают ссылку предполагаемым гостям.
Задайте специализацию
Чтобы быть в курсе событий, происходящих в спортивном мире, не пропустить праздники и знаменательные даты, следить за лунным циклом и так далее, в приложении предусмотрена специальная опция.
Чтобы ее воспользоваться сервисом, нужно выбрать вкладку «Добавить календарь», нажать на кнопку «Интересные календари».
Доступ для других пользователей
Приложение предоставляет владельцу возможность контролировать настройки доступа к его расписанию со стороны других пользователей. Можно предоставлять им возможность вносить правки, или запретить делать изменения, выбрать, кто из коллег может видеть расписание, а кто нет.
Для этого переходят в «Настройки». В открывшимся слева боковом меню выбирают уровень доступа:
- сделать общедоступным;
- открыть для отдельных пользователей;
- добавить уведомление о мероприятии.
Внесенные изменения сохраняются автоматически.
Инструмент — быстрые клавиши
Эта опция доступна для работы с календарем Google. Применение быстрых клавиш ускоряет процесс работы. Чтобы назначить мероприятия, можно нажать кнопку «с». Полная информация об инструментах быстрее клавиши доступна в разделе «Справка».
Планировщик Google упорядочивает работу любого пользователя не зависимо от его опыта и рода деятельности. Он помогает структурировать день, составить расписание, настроить систему уведомлений о событиях и мероприятиях. Приложение напоминает о праздниках, днях рождения и юбилеях, помогает пригласить гостей в удобное для них время, составить учебное расписание для группы студентов.
Возможность создавать сразу несколько расписаний помогает не запутаться в задачах и предусмотреть все необходимое. Настройки доступа помогают контролировать работу пользователей и обеспечивать их участие в планируемых событиях даже без их личного присутствия. Кроме того, у пользователя есть возможность воспользоваться новыми инструментами.