Что такое почта для домена и как ее настроить

Все чаще можно увидеть у различных компаний название сайта в email. Что это такое, как ее настроить и для чего – разберемся сейчас.

Что такое почта для домена

Как назвать почту в своем домене

У каждого сотрудника должен быть свой адрес корпоративной почты. Чаще всего в качестве названия почтового ящика используют имя и фамилию сотрудника. Важно помнить, что при совпадении имен нельзя добавлять в email цифры. Точнее с технической точки зрения это возможно, но во всем мире считается дурным тоном, так такой email сложно запоминаем.

Также популярным является использования общих почтовых ящиков для нескольких сотрудников организации, выполняющих одинаковые функции. Например:

Нужно не забывать, что с каждого почтового ящика можно настроить переадресацию писем на другие, чтобы они точно не потерялись, а клиенту будет понятнее взаимодействовать с принятой структурой.

Почта со своим доменом – преимущества

Следующие аргументы заставляют компании одну за другой делать выбор в пользу корпоративных электронных ящиков.

Узнаваемость бренда

Чем чаще видят клиенты и сторонние люди название компании, тем больше она запоминается и становится более узнаваемой. При получении писем с корпоративной почты они могут обратить внимание на название сайта, который содержится в адресе отправителя.

Повышение доверия

Человек, получивший, может посмотреть на адрес почты отправителя и понять, что это отправление действительно имеет непосредственное отношение к компании. Благодаря этому, становится сложнее осуществлять мошеннические действия, представляясь сотрудником бренда.

Надежность доставки писем

Для аутентификации отправителя корпоративный email использует технологии DKIM и SPF, что позволяет увеличить надежность доставки, в то время как общедоступные работают с несколько менее надежными технологиями.

Управляемость и контроль

Помимо дополнительных параметров безопасности, которыми может управлять администратор, появляется возможность удаления, блокировки или создания аккаунта через консоль администратора.  Помимо этого, появляется возможность сменить пароль почты сотрудника, если есть подозрения, что он взломан, а сделать это самостоятельно в текущий момент невозможности нет.

Кроме того, при увольнении сотрудника из компании электронный ящик со всеми переписками с клиентами остается в собственности у организации, то есть она легко может ввести нового человека в курс дела и никакие важные документы или сообщения не потеряются.

Надо отметить, что все эти преимущества будут актуальны только в том случае, если все взаимодействии компании и клиентов проходит через корпоративную систему, другие адреса сотрудниками не используются.

Как выбрать провайдера услуги

При выборе провайдера нужно прежде всего руководствоваться тем, с интерфейсом какой системы организации удобнее работать. Кроме того, в некоторых случаях появляются дополнительные возможности, которые можно получить только при работе с конкретной системой.

Например, Yandex дает возможность управлять письмами с помощью удобно настраиваемой фильтрации, позволяет пересылать несколько писем за один раз и позволяет завести 1000 отдельных ящиков бесплатно.

В то время как Google позволит авторизоваться под ним на сторонних сервисах, удобно интегрирован с хранилищем файлов и документами и так далее. Но при этом нет бесплатной версии.

Попробуем разобраться, как зарегистрировать корпоративную почту на некоторых известных сервисах.

Как зарегистрировать почту компании на Яндекс

Обозначим преимущества использования Яндекс почты для домена:

У сервиса Яндекс платная подписка будет стоить чуть меньше, чем $2 в месяц. К прочим возможностям сервиса она добавляет приоритетную техническую поддержку, снимает ограничение на количество ящиков и отключает рекламу.

Для регистрации и настройки яндекс почты для домена нужно выполнить несколько простых действий.

1.      Подключить домен

Зарегистрируйте любой аккаунт на Яндекс. Он понадобится для добавления домена. Если у вас уже есть аккаунт, то войдите под ним.

Перейдите на страницу https://admin.yandex.ru/mail/register/organizations?uid=192779285

В поле, появившимся на экране, напишите название своего домена. Кнопка «Принять и подключить» станет активной, кликните на нее.

Теперь настало время для второго действия: вам нужно будет подтвердить домен.

2.      Подтвердить свой домен

Яндекс дает на выбор несколько способов подтвердить домен:

• по DNS-записи;
• мета тегам;
• HTML-файлу.

Рассмотрим первый вариант, так как он рекомендован сервисом.

Скопируйте текст строки, которую покажет вам яндекс в пункте 2 (на картинке подчеркнута фиолетовым цветом).

В администраторской панели DNS вашего домена создайте файл в формате «.txt», вставьте в тело файла значение из буфера обмена и сохраните.

Кнопка «Подтверждение домена» станет активной, кликните по ней. Возможно, адрес сайта не подтвердится сразу, эта процедура может растянуться до трех суток, но обычно проходит быстрее.

3.      Добавить MX-записи

Когда домен будет подтвержден, откройте «Профиль организации» в секции администратора Яндекс. Выберете подраздел «Управление DNS». Найдите и скопируйте MX-запись.

Теперь зайдите в панель администрирования DNS собственного домена, добавьте скопированное значение в новую MX-запись.

4.      Добавить SPF-запись

Вам не понадобится возвращаться на Яндекс для совершения этой операции. Создайте в администраторской панели управления DNS домена текстовый файл в формате «.txt» и вставьте в него следующее: v=spf1 include:_spf.yandex.net ~all.

5.      Добавить DKIM-подписи

Откройте панель управления на Яндекс. Выберете раздел «Почта», щелкните на вкладку «DKIM-подписи». Скопируйте значение из поля, оно должно выглядеть примерно, как на картинке.

Вернитесь в панель администрирования DNS собственного домена и создайте еще один текстовый файл в формате «.txt». Скопируйте в него значение DKIM-подписи от Яндекса и сохраните.

Подпись будет обновлена не сразу, изменения могут вступать в силу до 3 суток.

Как завести почту со своим доменом на Google

Одним из самых популярных сервисом, предоставляющим доступ к корпоративным электронным адресам, является G-Suit, разработанный компанией Google. В отличие от Yandex, он не позволяет завести бесплатный аккаунт, но предоставляет пробный период в течение двух недель. Стоимость варьируется в зависимости от количества пользователей, которые будут пользоваться почтой домена. В самом дешёвом тарифе аккаунт каждого человека обойдется в $5, при этом считаться будут только люди, общие адреса отделов предоставляются бесплатно.

Преимуществами можно назвать следующее:

Для того, чтобы завести email на G Suit сделайте следующее:

1.      Добавить домен

На главной странице сервиса (gsuite.google.com) кликните по кнопке «Начать здесь»

Заполните поля «Название компании», выберете сколько сотрудников будут иметь свои адреса и в какой стане зарегистрирован бизнес. Помните, что выбор страны нельзя поменять в настройках позже.

Введите данные администратора системы.

Выберете «Да, у меня есть домен, который можно использовать».

Введите адрес вашего сайта.

На следующих экранах напишите имя, которое хотите использовать, и выберете предпочитаемый тариф и оплатите его.

2.      Подтвердить домен

Подтвердить право на использование адреса сайта в сервисе, Гугл позволяет четырьмя разными способами:

• добавив текстовую запись в корне DNS;
• создав мета-тег;
• загрузив файл HTML;
• создав MX-записи.

Проще всего подтвердить право на адрес сайта последним образом. Скопируйте значения MX-записи в администраторской панели G Suit и добавьте их в DNS-панели управления. Предварительно не забудет удалить все существующие записи, если они есть. Сохраните настройки.

Откройте снова администраторскую панель G Suit и кликните «Подтвердить право собственности на домен и настроить почту».

Таким образом, за одно действие стало возможным выполнить сразу две процедуры: подтвердить права на адрес сайта и добавить MX-записи. Следующим действием добавим SPF-записи.

3.      Добавить SPF-записи

Создайте текстовый документ с разрешением «.txt» в DNS-панели. Введите следующий текст «v=spf1 include:_spf.google.com ~all» и сохраните документ.

4.      Добавить DKIM-подписи

Найдите в администраторской части G Suite раздел «Приложения», выберете подразделы «G Suit», «Gmail», «Аутентификация электронной почты». Если к этому аккаунту администратора привязано несколько адресов сайта, то выберете нужный, если он только один, то он будет выбран автоматически.

Кликните на «Создание новой записи».

Оставьте все значения в появившимся окне по умолчанию и выберете «Создать».

Получившееся значение скопируйте и вставьте в текстовый файл формата «.txt» в разделе администрирования вашего DNS.

Вернитесь в панель управления G Suit и запустите аутентификацию. На то, чтобы система проверила правильность всех настроек и присвоила DKIM-подписи может понадобиться двое суток.

Как зарегистрировать почту компании на Mail.ru

Теперь разберемся с преимуществами и недостатками, а также настроим ящики на сервисе Mail.ru.

1. Основная особенность этого варианта в том, что даже в минимальную версию добавлена антивирусное программное обеспечение, разработанное «Лабораторией Касперского», в отличие от Yandex и Google, которые защиту от вирусов не предоставляют.
2. Интерфейс почты тоже довольно приятен: отзывчив, позволяет быстро искать информацию по всем письмам и настроить автоответчик.

Mail.ru позволяет бесплатно подключать к корпоративной только одного человека, а если необходимо большее количество почтовых ящиков, то придется купить подписку. В платную версию так же включена возможность управления сервисом через API. Стоимость подписки варьируется от количества сотрудников, самая дешевая на 30 человек обойдется примерно в $40.

1.      Добавить домен

Зайдите на mail.ru под своим собственным аккаунтом. Для авторизации можно также воспользоваться аккаунтами сервисов Google, Яндекс и Yahoo. Откройте страницу https://biz.mail.ru/mail/. Добавьте имя своего сайта в строку (см. картинку)

У вас откроется выбор метода подтверждения.

2.      Подтвердить домен

Mail.ru разрешает подтвердить права на использование адреса сайта четырьмя разными способами:

• c помощью HTML-файла;
• c помощью мета-тегов;
• проверкой DNS;
• перенести DNS на сервер Mail.ru.

Сделайте текстовый файл в формате «.txt» в панели администратора DNS вашего сервера и скопируйте туда значения из администраторской панели на Mail.ru.

Кликните на «Подтвердить».

3.      Добавить MX-записи

Скопируйте все значения MX-записей из сервиса и вставьте их в DNS-панели вашего сервера. Запустите проверку записей. Она может продлиться от пары минут до нескольких часов.

По итогу проверки, если все сделано верно, должна появиться надпись «MX-записи настроены верно»

4.      Добавить SPF-записи

Сделайте текстовый документ с разрешением «.txt» в DNS-панели. Введите следующий текст «v=spf1 include:_spf.mail.ru ~all» и сохраните документ.

5.      Добавить DKIM-записи

Сервис по умолчанию предложит DKIM-запись. Скопируйте и вставьте в формате «.txt» на сервере.

Кратко обобщим

Зарегистрировать и настроить почту со своим именем довольно просто. Все, что вам нужно сделать – это:

Создание электронных ящиков, содержащий имя сайта, позитивно отразиться на электронной безопасности внутри организации, увеличит узнаваемость бренда и доверие клиентов к письмам сотрудников.